Artigo | Ana Dayra Teixeira fala sobre a importância do cerimonial para que um evento saia impecável

Uma assessoria de festas seja ela qual for, tem como função garantir o planejamento, organização e execução do evento. O assessor vai auxiliar o cliente a providenciar tudo que ele necessita contribuindo desta forma para minimizar o estresse que caracteriza um pré-evento. A quantidade de pessoas na equipe vai depender do número de convidados. Geralmente conta-se um assistente a cada 50 convidados. E as funções são discriminadas de acordo com o perfil e a necessidade do evento.

A assessoria de eventos tem um papel essencial, mas muitos não sabem aonde encontrar. O que fazer para suprir a necessidade do evento? É aí que entramos, dando o suporte e respondendo todos esses questionamentos. Nosso trabalho é ‘facilitador’. Somos a ponte entre os fornecedores e clientes.

Muita gente ainda confunde ‘cerimonial’ com ‘buffet’, assemelham os dois serviços. No entanto, trabalhamos em conjunto com o buffet, o fotógrafo, a banda, a decoração, mas o que nos cabe é a indicação e supervisão desses serviços, de modo que agrade o gosto do cliente. Contudo, há cerimônias que já dispõem destes serviços. Além disso, no dia do evento uma equipe de cerimonial é fundamental para o andamento da festa.

Com o final do ano chegando, muitas empresas começam a organizar suas confraternizações. Todo evento deve ser planejado com bastante antecedência, para que não haja estresse, escolhas erradas e que saia tudo nos conformes. O primeiro passo é planejar, colocar no papel a quantidade de pessoas, as dinâmicas, o que vai ser sorteado, dado como brinde, e a partir disso providenciar a assessoria, o buffet, o local, os músicos, a decoração, seguranças etc.

Opções formais e sofisticadas - Se você quer algo mais formal, o indicado é reservar uma casa de recepção que comporte a quantidade de pessoas desejada. O buffet deve conter um entrada de salgados e frios, e o acompanhamento do jantar, que pode variar a gosto do cliente. Em geral, a escolha de dois tipos de carnes, dois tipos de saladas e arroz são sempre uma boa alternativa. Se o orçamento estiver apertado, o jantar pode ser substituído por uma massa ou uma mesa de frios ‘farta’. Os buffets atualmente oferecem variedades nas mesas de frios, a exemplo de tortas, pães, canapés. As bebidas indicadas para esta escolha são whiskys, espumantes ou vinhos.

Músicas para embalar a festa - A música também é importante nessas ocasiões, às orquestras têm formações mais completas, mais instrumentos, dão maior glamour à ocasião. Existem também bandas com formações menores, que tocam todos os ritmos ou segue uma linha musical determinada. Os DJs estão em alta no mercado, mas devem ser aprovados com atenção. A banda ou orquestra tendem a agradar a todas as idades, no caso do DJ, por vezes a restrição é um pouco maior. Mas isto não é regra! Hoje existem DJs que contemplam todos os gostos. Na hora de negociar com o profissional escolhido, o importante é discutir bem o repertório.

Outra opção também é a voz e o violão. Esse estilo é indicado para um evento mais intimista, com uma quantidade menor de convidados. A voz e o violão dão serenidade ao momento. Permite que as pessoas conversem sem se incomodar com o som e geralmente tem um repertório clássico e mais romântico, que dar suavidade ao ambiente.

Opções econômicas - Se você quer fugir do tradicional e fazer algo mais popular, alugar granjas, locais com piscinas, com espaço para jogos, a exemplo de futebol, vôlei, playground para as crianças, ambientes campais também são boas opções. Neste caso, o cardápio pode variar entre um churrasco, uma feijoada, é importante ter bastante frutas, variedades de sucos, sobremesas geladas. E a bebida alcoólica fica por conta do gosto dos convidados, tudo sem exageros. Para esta escolha caberia cerveja, drinks, caipirinha.

Nos ambientes campais, a estrutura do local deve ser analisada com bastante atenção. Geralmente é permitido à participação da família e os funcionários costumam levar seus filhos. Todo cuidado é pouco quando se tem crianças. E se o número de crianças for elevado, contratar recreadores dará mais conforto aos convidados.

Dicas importantes: 
1. Não esquecer a lista de convidados e de incluir pessoas que poderão ou não participar da festividade.
2. Divulgue a data, a hora e o local do evento com no mínimo um mês de antecedência. Para que os convidados tenham tempo de se preparar.
3. Escolha locais de fácil acesso, que tenham estacionamento e manobristas.
4. Nos casos de confraternizações a presença de um representante oficial da empresa é essencial para o momento.
5. Analisar com cautela a infraestrutura do local, se comporta confortavelmente todos os convidados.